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房地产产业【印量控管挑战】

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房地产产业【印量控管挑战】


  • 房地产产业【印量控管挑战】

房地产产业【印量控管挑战】

善用印量管理新科技,成功改善公司列印浪费为员工创造幸福新价值

以房地产为起点,整合不动产上、中、下游产业,并朝产业、技术、资讯与客户四个相关领域跨出多角化经营的脚步,在超过三十年的辛勤耕耘下,到今天已逐渐展开出自立而健全的经营体系。三十余年来,某企业集团并已将事业版图延伸至海外,发展区域包括上海、北京、重庆、苏州及浙江;并自取得世界级加盟品牌-Coldwell Banker大中国品牌代理权後,以CB某房产的品牌在中国地区为消费者提供最好的房屋仲介服务。

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管理挑战:

公司内部存在过多列印输出浪费

金仪公司 张经理表示,在维护房地产事务机设备时,在出纸盘上常闲置了许多印错、印後未取的文件,这些非必要的列印输出,往往会导致公司印量成本的增加,长久累积下来甚是可观,的确有改善空间。某房仲 总务行政组 专员提到「过去常常有许多员工列印後,却未去事务机取件的状况,产生不必要的浪费,此部分是我们急需改善的问题。此外,我们也无从得知每位同仁列印数量,加上使用事务机设备并无多做限制,总部使用者又多达300人,实在难以评估使用的合理性。」

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列印文件曝露於外泄与被窃取的风险

房地产总部,现有设备多为各部门员工所共用,从事务机所列印出来的文件,放置在事物机输出纸盘,并未有一个防范措施可以避免员工阅读到他人列印的资料,其中更包含个资相关资料、公司营运资料、以及不同部门机密性文件等,无形中也隐藏列印输出资料外泄和窃取盗印的风险。专员表示,在公司总部,各部门皆有其重要性的文件,特别是个人资料相关的文件,更是不希望其他部门同仁浏览,避面造成将这些资料外流。

无效率的文件输出与取件流程

在需求访谈过程中,发现每个楼层虽有配置事务机方便同一楼层员工列印输出,但若遇到同一楼层较多人同时列印时,却无法使用不同楼层的事务机输出,造成列印等待时间过长,工作上不便。因此,有必要在重新定义文件输出的流程,让员工在列印取件上能更加方便。

缺乏印量统一管理监控机制

观察房地产导入前的列印状况,更是缺乏一套对员工列印张数、各楼层的事务机设备统一的管理机制,特别是在每个月的列印张数全靠金仪公司过去所提供的计张帐单进行了解,各部门管理者也对於部门内的列印状况毫无所知,若遇到月会要进行成本支出报告时,还需将原本列印报表,汇整成具有意义的图表,也增加了不少行政时间。

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解决方案:

面对某房地产所交付的任务,战略中心营业支援部 系统分析师认为,某房地产相当适合导入震旦集团的MagicShow印量管理系统,以协助达成印量的透明化、取件安全性和自动化印量报表等效益。因此,充分沟通需求与目标後,震旦集团以MagicShow印量管理系统进行整体办公解决方案的导入,分别在信义房屋总公司的AF、BF、 CF、DF四层楼一共配置七台彩印事务机,并透过网路传输架构连线至MagicShow伺服器统一管控事务设备。

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